Lösungen · Anfrage-Triage

Anfragen sortieren, einordnen und beantworten

Anfragen, Terminwünsche, wiederkehrende Fragen kommen formlos per Mail, wer zu langsam antwortet, verliert sie. Ein Fach-Postfach liest jede, ordnet sie ein und legt eine passende Antwort vor, als Entwurf zu Ihrer Freigabe.

Schauen Sie sich um Postfach bestellen

Was es aus dem Posteingang macht

Liest und ordnet ein

Jede Anfrage wird gelesen und einsortiert: worum geht es, was wird gebraucht, wie dringend. Kein volles Postfach mehr, in dem Wichtiges untergeht.

Schreibt die Antwort vor

Aus Ihrem hinterlegten Wissen entsteht ein Antwort-Entwurf, passend zur Anfrage, nicht aus dem Internet geraten.

Sie geben frei

Im Entwurf-Modus liest ein Mensch jede Antwort, bevor sie rausgeht. Eindeutige Fälle dürfen auch automatisch laufen, Sie stellen den Schalter.

So läuft es

Sie sagen, was es können soll

Den Einstieg machen Sie über Postfach bestellen: Firmen-Adresse und Thema nennen, den Rest richten Sie selbst ein. Sie legen Ihr Wissen als Dateien ab.

Sie konfigurieren es selbst

Sie legen fest, was automatisch laufen darf und was zuerst zu Ihnen geht.

Anfragen laufen ein

Eingehende Mails werden gelesen, einsortiert und beantwortet oder als Entwurf vorgelegt. Heikles geht an einen Menschen.

Und jeden Morgen fasst eine kurze Mail zusammen, was gestern reinkam und was auf Ihre Freigabe wartet. Kein Login nötig.

Sehen Sie es an einem Beispiel

So ist ein solches Postfach eingestellt, und so antwortet es. Klicken Sie sich durch: drei Beispiel-Mails, die Arbeitsanweisung und das hinterlegte Wissen dahinter. Achten Sie auf die markierten Stellen in den Antworten: das ist Ihr Wissen bei der Arbeit.

So konfigurieren Sie es

Ein Postfach ist kein Programm, das Sie verstehen müssen, sondern ein Ordner aus einfachen Dateien. Sie sehen und ändern jede davon, kein Code, keine Blackbox.

Postfach support@mailorga.com echtes Test-Postfach, schreiben Sie ihm

arbeitsanweisung.txtWas das Postfach können soll, in Ihren Worten: „Beantworte Terminanfragen freundlich, nenne unsere Zeiten, frag nach dem Anliegen, wenn es fehlt."

wissen/Ihre Preise, Abläufe und häufigen Antworten als einfache Dateien. Daraus schreibt das Postfach, nicht aus dem Internet geraten.

sende-schalterEin Wort entscheidet, was rausgeht: nur Entwurf (ein Mensch gibt frei), automatisch senden oder kein Versand. Die Standardeinstellung ist die sichere Stufe.

So sieht eine Antwort aus, bevor sie rausgeht:

Eingegangen

Familie Berger · Habt ihr nächste Woche einen Termin frei?

Entwurf, wartet auf Ihre Freigabe

Guten Tag Familie Berger, gerne. Nächste Woche haben wir Dienstag und Donnerstag noch vormittags Termine frei. Sagen Sie mir kurz, worum es geht und was Ihnen besser passt, dann halte ich den Termin für Sie fest.

Entwurf zur Freigabe

Beispielhafte Darstellung. Das Muster läuft heute produktiv im Einsatz.

Zugeschnitten auf Ihren Posteingang

Ein Fach-Postfach für genau Ihre Anfragen, abgestimmt auf Ihr Wissen und Ihre Abläufe, das Sie selbst steuern. Den Einstieg machen Sie über Postfach bestellen: Firmen-Adresse und Thema nennen, den Rest richten Sie selbst ein. Alle Preise stehen transparent auf der Preise-Seite, jederzeit kündbar.

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