E-Rechnung · Pflicht und Fristen
E-Rechnungspflicht 2025 bis 2028: Fristen im Überblick
Seit Januar 2025 gilt in Deutschland die E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich: Unternehmen müssen elektronische Rechnungen empfangen können. Sie betrifft Handwerk, Selbstständige und den Mittelstand, nach einem gestaffelten Zeitplan.
Dieser Artikel fasst die wichtigsten Fakten zusammen. Er ersetzt keine Steuerberatung; im Zweifelsfall sprechen Sie Ihre Steuerberatung an.
Was ist eine E-Rechnung, und warum reicht ein PDF nicht
Eine E-Rechnung im gesetzlichen Sinne ist keine eingescannte Papierrechnung und kein normales PDF. Sie muss in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format vorliegen, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht. Nur so kann der Inhalt automatisch ausgelesen und verarbeitet werden.
In der Praxis sind das vor allem zwei Formate:
- XRechnung: ein reines XML-Datenformat, das in der öffentlichen Verwaltung seit Jahren Standard ist.
- ZUGFeRD (ab Version 2.x): ein hybrides Format, bei dem die PDF-Datei gleichzeitig eine eingebettete XML-Struktur enthält. Der Empfänger kann das Dokument wie gewohnt lesen, die Software zieht die Daten direkt heraus.
Ein gewöhnliches PDF, auch wenn es ordentlich aussieht, erfüllt die Anforderungen nicht.
E-Rechnungspflicht: Fristen für Empfang und Ausstellung
Das Wachstumschancengesetz hat die Einführung in drei Phasen geregelt:
Empfangen: sofort, seit 1. Januar 2025 Alle inländischen Unternehmen, einschließlich Kleinunternehmer, müssen seit dem 1. Januar 2025 in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Das Bundesfinanzministerium stellt ausdrücklich klar: Ein gewöhnliches E-Mail-Postfach genügt für den Empfang. Keine Spezialsoftware, kein Portal.
Ausstellen: gestaffelt bis 2028
- Bis 31. Dezember 2026: Papierrechnungen und herkömmliche elektronische Rechnungen (z. B. PDF) bleiben zulässig.
- Ab 1. Januar 2027: Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro müssen E-Rechnungen ausstellen.
- Ab 1. Januar 2028: Die Pflicht gilt für alle Unternehmen im inländischen B2B-Bereich ohne Umsatzgrenze.
Wer ist ausgenommen
Nicht jede Rechnung fällt unter die neuen Regeln. Folgende Ausnahmen sind gesetzlich festgelegt:
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro Bruttobetrag sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen.
- Rechnungen an Privatpersonen (B2C): Die Pflicht gilt nur im B2B-Bereich zwischen inländischen Unternehmern.
- Bestimmte steuerfreie Leistungen nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG (z. B. steuerfreie Finanzdienstleistungen oder Grundstücksvermietung) sind ebenfalls ausgenommen.
- Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind vom Ausstellen von E-Rechnungen ausgenommen, müssen sie aber empfangen können.
Und was hat mailorga damit zu tun
Die Empfangspflicht gilt seit dem 1. Januar 2025. Ein E-Mail-Postfach reicht dafür aus. mailorga ist eine Plattform für Fach-Postfächer, die eingehende Mails lesen und das Wichtige herausziehen.
Ein spezialisiertes Rechnungs-Postfach, das XRechnung- und ZUGFeRD-Daten automatisch erkennt und aufbereitet, richten wir heute schon gemeinsam mit Ihnen ein. Wenn Sie eins einrichten möchten oder konkrete Anforderungen haben, schreiben Sie uns gern an.
Quellen: Bundesfinanzministerium, FAQ zur obligatorischen E-Rechnung (bundesfinanzministerium.de); IHK Frankfurt am Main, E-Rechnungspflicht ab 2025 (frankfurt-main.ihk.de); Wachstumschancengesetz, § 14 UStG in der Fassung ab 1.1.2025.