E-Rechnung · Pflicht und Fristen
E-Rechnungspflicht 2025 bis 2028 – Fristen im Überblick
Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland eine neue Pflicht für Unternehmen im B2B-Bereich: die elektronische Rechnung. Was sich zunächst nach einem bürokratischen Detail anhört, betrifft Handwerksbetriebe, Selbstständige und den gesamten Mittelstand – und das nach einem gestaffelten Zeitplan, den man kennen sollte.
Dieser Artikel fasst die wichtigsten Fakten zusammen. Er ersetzt keine Steuerberatung; im Zweifelsfall sprechen Sie Ihre Steuerberatung an.
Was ist eine E-Rechnung – und warum reicht ein PDF nicht
Eine E-Rechnung im gesetzlichen Sinne ist keine eingescannte Papierrechnung und kein normales PDF. Sie muss in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format vorliegen, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht. Nur so kann der Inhalt automatisch ausgelesen und verarbeitet werden.
In der Praxis sind das vor allem zwei Formate:
- XRechnung – ein reines XML-Datenformat, das in der öffentlichen Verwaltung seit Jahren Standard ist.
- ZUGFeRD (ab Version 2.x) – ein hybrides Format: die PDF-Datei enthält gleichzeitig eine eingebettete XML-Struktur. Der Empfänger kann das Dokument wie gewohnt lesen, die Software zieht die Daten direkt heraus.
Ein gewöhnliches PDF, auch wenn es ordentlich aussieht, erfüllt die Anforderungen nicht.
Die Fristen im Überblick
Das Wachstumschancengesetz hat die Einführung in drei Phasen geregelt:
Empfangen: sofort, seit 1. Januar 2025 Alle inländischen Unternehmen – einschließlich Kleinunternehmer – müssen seit dem 1. Januar 2025 in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Das Bundesfinanzministerium stellt ausdrücklich klar: Ein gewöhnliches E-Mail-Postfach genügt für den Empfang. Keine Spezialsoftware, kein Portal.
Ausstellen: gestaffelt bis 2028
- Bis 31. Dezember 2026: Papierrechnungen und herkömmliche elektronische Rechnungen (z. B. PDF) bleiben zulässig.
- Ab 1. Januar 2027: Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro müssen E-Rechnungen ausstellen.
- Ab 1. Januar 2028: Die Pflicht gilt für alle Unternehmen im inländischen B2B-Bereich ohne Umsatzgrenze.
Wer ist ausgenommen
Nicht jede Rechnung fällt unter die neuen Regeln. Folgende Ausnahmen sind gesetzlich festgelegt:
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro Bruttobetrag sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen.
- Rechnungen an Privatpersonen (B2C) – die Pflicht gilt nur im B2B-Bereich zwischen inländischen Unternehmern.
- Bestimmte steuerfreie Leistungen nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG (z. B. steuerfreie Finanzdienstleistungen oder Grundstücksvermietung) sind ebenfalls ausgenommen.
- Kleinunternehmer dürfen beim Ausstellen noch länger sonstige Rechnungsformen verwenden – aber auch sie müssen E-Rechnungen empfangen können.
Und was hat mailorga damit zu tun
Das Empfangen ist die erste und wichtigste Pflicht – und die einfachste zu erfüllen: Ein E-Mail-Postfach reicht. mailorga ist eine Plattform für smarte Fach-Postfächer, die eingehende Mails lesen und das Wichtige herausziehen. Das Grundprinzip funktioniert bereits heute, wie das Sicherheits-Postfach als Live-Beispiel zeigt.
Ein spezialisiertes Rechnungs-Postfach, das XRechnung- und ZUGFeRD-Daten automatisch erkennt und aufbereitet, ist in Vorbereitung. Wenn Sie frühzeitig informiert werden möchten oder konkrete Anforderungen haben, schreiben Sie uns gern an.
Quellen: Bundesfinanzministerium, FAQ zur obligatorischen E-Rechnung (bundesfinanzministerium.de); IHK Frankfurt am Main, E-Rechnungspflicht ab 2025 (frankfurt-main.ihk.de); Wachstumschancengesetz, § 14 UStG in der Fassung ab 1.1.2025.