Funktionen · Der Sende-Schalter
Was rausgeht, entscheiden Sie selbst
Wenn ein Postfach Mails beantwortet, stellt sich eine Frage früher oder später: Wer gibt das eigentlich frei? Das legen Sie fest. Pro Postfach, einmal eingestellt, und der Schalter gilt ohne Ausnahme.
So funktioniert es
Jedes mailorga-Postfach hat einen Sende-Schalter mit drei Stufen.
Stufe 1 – Nur Entwurf. Das Postfach liest, recherchiert und formuliert eine Antwort. Abgeschickt wird nichts. Die Antwort landet als Entwurf, ein Mensch schaut drüber und gibt frei. Das ist die Standardeinstellung. Wer ein neues Postfach einrichtet, startet hier.
Stufe 2 – Selbst senden. Das Postfach antwortet eigenständig. Kein manueller Schritt mehr für jede Mail. Sinnvoll, wenn Sie dem Postfach für eine klar umgrenzte Aufgabe vertrauen und routinemäßige Rückfragen nicht jedes Mal anfassen wollen.
Stufe 3 – Kein Versand. Das Postfach liest und sortiert ein, schreibt aber gar nichts zurück. Nützlich für Postfächer, die nur als Eingangsfilter oder Archiv dienen.
Der Schalter sitzt als echter Code-Schalter im Programm. Das ist keine Einstellung, die sich das System im Zweifel anders überlegt. Eine ungültige Stufe wird vor dem Speichern abgewiesen, die bisherige Einstellung bleibt unverändert stehen.
Nur Entwurf
Ein Mensch gibt jede Antwort frei, bevor sie rausgeht. Die sichere Stufe.
Selbst senden
Das Postfach antwortet eigenständig, für eindeutige Fälle, die Sie freigegeben haben.
Kein Versand
Ein reines Eingangs-Postfach, es liest und ordnet ein, sendet aber nie.
Was immer gilt, unabhängig vom Schalter
Eine Ausnahme gibt es, die der Schalter nicht berührt: Heikle Mails gehen immer an einen Menschen. Nicht als Empfehlung, nicht als Hinweis, der übergangen werden könnte, sondern als feste Weiche im Programm.
Was „heikel" bedeutet, ist im Postfach hinterlegt. Typisch sind Mails, bei denen der Absender nicht eindeutig zugeordnet werden kann, bei denen etwas Ungewöhnliches auffällt, oder bei denen ein Fehler in der Antwort sichtbar schlimme Folgen hätte. Diese Mails landen zur Prüfung vor, egal ob das Postfach sonst eigenständig sendet.
Wie so etwas im Alltag aussieht, zeigt das Sicherheits-Postfach, unser erster live-Kunde.
Was Sie davon haben
Sie steuern das Risiko selbst, von vorsichtig bis vollautomatisch, und können jederzeit umschalten. Der Standardwert ist der sichere: erst sehen, dann abschicken. Wer anfängt, bleibt damit auf der sicheren Seite, ohne dass man etwas konfigurieren müsste.
Und weil der Schalter im Code sitzt und nicht als Bitte ans System formuliert ist, gilt er wirklich.
Die Console, über die Sie den Schalter künftig selbst setzen, ist in Arbeit. Heute geben Sie die gewünschte Stufe einfach bei der Einrichtung per Mail an setup@mailorga.com an, sie gilt von Anfang an.