Lösungen · Support

Support-Anfragen automatisch beantworten

Ein voller Support-Posteingang heißt: Kunden warten, Wichtiges geht unter. Das Fach-Postfach liest jede Anfrage, zieht die Antwort aus Ihrem Wissen und legt sie als Entwurf vor, zu Ihrer Freigabe.

Schauen Sie sich um Postfach bestellen

Was es Ihrem Support abnimmt

Liest und sortiert

Jede eingehende Anfrage wird gelesen und eingeordnet, statt in einem vollen Postfach zu warten. Worum geht es, was wird gebraucht.

Antwortet aus Ihrem Wissen

Sie hinterlegen Ihre Antworten, Anleitungen, Konditionen als einfache Dateien. Das Postfach zieht daraus die passende Antwort, nicht aus dem Internet.

Schreibt vor, Sie geben frei

Im Entwurf-Modus liest ein Mensch jede Antwort, bevor sie rausgeht. Einfache, eindeutige Fälle können auch automatisch laufen. Sie stellen den Schalter.

So läuft es

Sie sagen, was es können soll

Den Einstieg machen Sie über Postfach bestellen: Firmen-Adresse und Thema nennen, den Rest richten Sie selbst ein. Sie legen Ihr Wissen als Dateien ab.

Sie konfigurieren es selbst

Sie legen fest, was automatisch beantwortet werden darf und was zuerst zu Ihnen geht.

Anfragen laufen ein

Kundenmails werden gelesen, beantwortet oder als Entwurf vorgelegt. Heikles, Beschwerden, Rechtliches gehen immer an einen Menschen.

Und jeden Morgen fasst eine kurze Mail zusammen, was gestern reinkam und was auf Ihre Freigabe wartet. Kein Login nötig.

Sehen Sie es an einem Beispiel

So ist ein solches Postfach eingestellt, und so antwortet es. Klicken Sie sich durch: drei Beispiel-Mails, die Arbeitsanweisung und das hinterlegte Wissen dahinter. Achten Sie auf die markierten Stellen in den Antworten: das ist Ihr Wissen bei der Arbeit.

So konfigurieren Sie es

Ein Postfach ist kein Programm, das Sie verstehen müssen, sondern ein Ordner aus einfachen Dateien. Sie sehen und ändern jede davon, kein Code, keine Blackbox.

Postfach support@mailorga.com echtes Test-Postfach, schreiben Sie ihm

arbeitsanweisung.txtWie Ihr Support klingen soll, in Ihren Worten: „Antworte freundlich und knapp, löse das Anliegen direkt, verweise bei Rechnungen oder Beschwerden an einen Menschen."

wissen/Ihre Anleitungen, FAQ, Konditionen und Standardantworten als einfache Dateien. Daraus antwortet das Postfach, nicht aus dem Internet geraten.

sende-schalterEin Wort entscheidet, was rausgeht: nur Entwurf (ein Mensch gibt frei), automatisch senden oder kein Versand. Die Standardeinstellung ist die sichere Stufe.

So sieht eine Antwort aus, bevor sie rausgeht:

Eingegangen

Jens Hofer · Wie setze ich mein Passwort zurück?

Entwurf, wartet auf Ihre Freigabe

Guten Tag Herr Hofer, das geht in zwei Schritten: Klicken Sie auf der Anmeldeseite auf „Passwort vergessen" und geben Sie Ihre E-Mail-Adresse ein. Sie bekommen dann einen Link, über den Sie ein neues Passwort vergeben. Falls die Mail nicht ankommt, schauen Sie kurz im Spam-Ordner, sonst melde ich mich.

Entwurf zur Freigabe

Beispielhafte Darstellung. Das Muster läuft heute produktiv im Einsatz.

Zugeschnitten auf Ihren Support

Ein Fach-Postfach für genau diesen Zweck, abgestimmt auf Ihr Wissen und Ihre Abläufe, das Sie selbst steuern. Den Einstieg machen Sie über Postfach bestellen: Firmen-Adresse und Thema nennen, den Rest richten Sie selbst ein. Was automatisch laufen darf, stellen Sie selbst ein. Alle Preise stehen transparent auf der Preise-Seite, jederzeit kündbar.

Postfach bestellen