Datenschutz: wie mailorga mit Daten umgeht

Verantwortlicher

Christopher Helm. Kontakt und Anschrift siehe Impressum. Rechtsgrundlage für diese Erklärung ist Art. 13 DSGVO.

Verarbeitung beim Aufruf der Website

Die Seiten von mailorga.com sind statische Dateien und werden von einem Webserver (Caddy) auf einem Server in einem deutschen Rechenzentrum (Hetzner) ausgeliefert. Beim Aufruf einer Seite werden technisch übertragen: die IP-Adresse Ihres Geräts (zur Auslieferung der Seite), die abgerufene URL, der User-Agent Ihres Browsers und, sofern Ihr Browser einen sendet, der Referer.

Eine eigene dauerhafte Speicherung dieser Daten erfolgt nicht. Es gibt keine Cookies, kein Tracking, keine Analytics, keine Werbe-Pixel. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der technischen Auslieferung).

Fach-Postfach als Dienst

Kernprodukt von mailorga ist das Fach-Postfach: ein serverseitiger Dienst, der für Sie eingehende E-Mails liest, einordnet und schriftlich beantwortet. Sie betreiben das Postfach für Ihren Betrieb; die Absender sind Ihre Korrespondenten. Daraus ergibt sich eine Rollentrennung:

• Sie als Betreiber (mailorga-Kunde) sind Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO für die Verarbeitung der Daten Ihrer Korrespondenten. Sie entscheiden, welches Postfach eingerichtet wird, welches Wissen hinterlegt ist und wie Antworten freigegeben werden.
• mailorga ist insoweit Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO und verarbeitet die Daten Ihrer Korrespondenten nach Ihren Weisungen und im Rahmen des Vertrags. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag wird mit Ihnen geschlossen.
• Für die Verarbeitung Ihrer eigenen Daten als Betreiber (Kontaktdaten, Kundenkonto, Abrechnungsgrundlagen) ist mailorga selbst Verantwortlicher; siehe „Kundenkonto und Vertragsdaten".

Welche Daten verarbeitet werden

Beim Betrieb eines Fach-Postfachs verarbeitet mailorga: Inhalt und Kopfzeilen eingehender E-Mails (Absenderadresse, Betreff, Text, Metadaten etwaiger Anhänge; standardmäßig werden Anhänge nur nach Name, Typ und Größe gelesen, nicht ihr Inhalt. Bei Postfächern, die ausdrücklich für die Anhang-Prüfung eingerichtet sind (etwa ein Rechnungs-Prüf-Postfach), wird zusätzlich der aus dem Anhang extrahierte Textinhalt verarbeitet und bei der Antwort-Erstellung an Anthropic (USA) übermittelt); die abgeleitete Absender-Identität; den automatisch erhobenen technischen Befund zur Absender-Domain (DNS-Konfiguration, Auswertung von SPF, DKIM, DMARC); eine öffentlich verfügbare Hintergrund-Recherche zur Absender-Domain beim Erstkontakt; von Ihnen hinterlegtes fachliches Wissen und Notizen aus früheren Korrespondenzen; bei Direktanbindung (Variante D) ein verschlüsselt gespeichertes Zugriffstoken zu Ihrem Postfach.

Wie eine eingehende Mail verarbeitet wird

1. Einordnung: Die Empfänger-Adresse bestimmt das zuständige Postfach; die Absender-Identität wird anhand der tatsächlichen Absenderadresse und der Authentifizierungsmerkmale ermittelt, nicht anhand von Behauptungen im Mail-Text.
2. Hintergrund-Recherche (nur Erstkontakt): Betreff, Text und ausgewählte Kopfzeilen werden an Anthropic (USA) übermittelt, um öffentlich verfügbare Informationen zur Absender-Domain abzurufen.
3. Antwort-Entwurf: Ihr Profil zum Absender, die Erstkontakt-Recherche, ein Auszug aus Ihrer Wissensbasis und die eingehende Mail werden an Anthropic übermittelt, um einen Entwurf zu erstellen.
4. Freigabe oder Versand: Je nach Einstellung landet der Entwurf zur Freigabe in Ihrem Ordner oder wird gesendet. Bei heiklen Kategorien (Recht, Geld, Mahnungen) entsteht grundsätzlich nur ein Entwurf.

Speicherung und Sicherung

Der Empfang und Versand der Postfach-Mails läuft über den Mail-Dienst Zoho (zohomail.eu) in EU-Rechenzentren. Die Daten werden als Textdateien auf einem Server in einem deutschen Rechenzentrum (Hetzner, Deutschland) gespeichert. Eine tägliche Sicherung läuft in ein privates Repository bei GitHub (GitHub Inc., Microsoft Corporation, USA); gesichert werden System, Konfiguration und Kundendaten (E-Mails, Profile, Kontaktdaten, Wissensbasis), ausgenommen bleiben nur Zugangs-Credentials. Diese Sicherung Ihrer Postfach-Daten lässt sich in den Kontoeinstellungen abschalten. Jeder Kunde hat einen strikt getrennten Datenbereich; eine zusätzlich vom Betriebssystem erzwungene Grenze richten wir vor dem Betrieb mit mehreren Kunden ein. Details unter So sicher ist Ihr Postfach. Löschung auf Anfrage (E-Mail an kontakt@mailorga.com, Betreff „Daten löschen") entfernt die aktuellen Dateien.

Übermittlung an Auftragsverarbeiter und Drittländer

Anthropic verarbeitet API-Daten nach seinen kommerziellen Nutzungsbedingungen und nutzt sie nicht zum Training von Modellen.

Unterschiede je Verbindungsweg

• Weiterleitung aus Ihrem bestehenden Postfach und eigene @mailorga.com-Adresse: mailorga erhält ausschließlich die eingehenden Mails. Kein Zugriff auf Ihr Konto, kein Passwort.
• Eigene @mailorga.com-Adresse mit neuem Skill: zusätzlich fließen reale eingehende Mails in die Entwicklung des Skill-Wissens ein.
• Direktanbindung (Google, Microsoft oder IMAP): mailorga speichert ein verschlüsseltes Zugriffstoken für Ihr Postfach, beschränkt auf die für den Dienst notwendigen Berechtigungen. Sie beenden die Anbindung jederzeit durch Widerruf des Zugriffs in Ihrem Konto. Dabei verarbeitet mailorga auch Inhalte aus Ihrem bestehenden Postfach, soweit das für die Bearbeitung eingehender Mails erforderlich ist.

Kundenkonto und Vertragsdaten

Für Anbahnung und Durchführung des Vertrags verarbeitet mailorga Ihre Kontaktdaten (Name, E-Mail-Adresse, ggf. Firmenname), die mitgeteilten Postfach-Konfigurationen und Abrechnungsgrundlagen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Ihre Rechte als Betroffener

Wenn Sie als Korrespondent an ein Fach-Postfach schreiben, das ein mailorga-Kunde betreibt, ist dieser Kunde Ihr Verantwortlicher; wenden Sie sich dann bitte direkt an den Betreiber des Postfachs. Gegenüber mailorga (als Verantwortlichem für Ihre Betreiber-Daten) haben Sie das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21). Anfragen an kontakt@mailorga.com. Ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde steht Ihnen unabhängig davon zu.

Zusammenfassung der Rechtsgrundlagen