Lösungen · Bestellungen

Bestellungen per E-Mail erfassen, nichts geht unter

Bestellungen kommen formlos per Mail, im Stress geht eine unter oder wird falsch abgetippt. Ein Fach-Postfach liest jede Bestellung, fasst Artikel, Menge und Kundendaten zusammen und bestätigt sie als Entwurf zur Freigabe.

Schauen Sie sich um Postfach bestellen

Was es aus einer Bestell-Mail macht

Liest die Bestellung

Aus der formlosen Mail wird herausgelesen, was bestellt wurde: Position, Menge, Variante, plus die Eckdaten des Kunden.

Fasst strukturiert zusammen

Statt Fließtext eine übersichtliche, prüfbare Zusammenfassung. Unklarheiten werden benannt, nicht stillschweigend geraten.

Bestätigt nach Freigabe

Die Eingangsbestätigung geht als Entwurf an einen Menschen, der sie freigibt oder ändert. Eindeutige Fälle können auch automatisch laufen, Sie stellen den Schalter.

So läuft es

Sie sagen, was es können soll

Den Einstieg machen Sie über Postfach bestellen: Firmen-Adresse und Thema nennen, den Rest richten Sie selbst ein. Sie legen ab, welche Angaben eine Bestellung braucht.

Sie konfigurieren es selbst

Sie legen fest, was automatisch bestätigt werden darf und was zuerst zu Ihnen geht.

Bestellungen laufen ein

Bestell-Mails werden gelesen, zusammengefasst und bestätigt oder als Entwurf vorgelegt. Unklare oder ungewöhnliche Bestellungen gehen an einen Menschen.

Und jeden Morgen fasst eine kurze Mail zusammen, was gestern reinkam und was auf Ihre Freigabe wartet. Kein Login nötig.

Sehen Sie es an einem Beispiel

So ist ein solches Postfach eingestellt, und so antwortet es. Klicken Sie sich durch: drei Beispiel-Mails, die Arbeitsanweisung und das hinterlegte Wissen dahinter. Achten Sie auf die markierten Stellen in den Antworten: das ist Ihr Wissen bei der Arbeit.

So konfigurieren Sie es

Ein Postfach ist kein Programm, das Sie verstehen müssen, sondern ein Ordner aus einfachen Dateien. Sie sehen und ändern jede davon, kein Code, keine Blackbox.

Postfach support@mailorga.com echtes Test-Postfach, schreiben Sie ihm

arbeitsanweisung.txtWas eine Bestellung enthalten muss, in Ihren Worten: „Lies Artikel, Menge und Variante heraus. Fehlt etwas, frag gezielt nach. Bestätige knapp mit Lieferzeit."

wissen/Ihr Sortiment, Artikelnummern, Lieferzeiten und Standardbedingungen als einfache Dateien. Daraus prüft und bestätigt das Postfach.

sende-schalterEin Wort entscheidet, was rausgeht: nur Entwurf (ein Mensch gibt frei), automatisch senden oder kein Versand. Die Standardeinstellung ist die sichere Stufe.

So sieht eine Antwort aus, bevor sie rausgeht:

Eingegangen

Möbel Krause · Brauche 8 Stück Stuhl Modell B, wann lieferbar?

Entwurf, wartet auf Ihre Freigabe

Guten Tag, danke für Ihre Bestellung: 8 Stück Stuhl Modell B. Die Lieferzeit liegt aktuell bei rund zwei Wochen. Eine Rückfrage noch, damit es passt: in Eiche natur oder geölt? Sobald ich das habe, bestätige ich Ihnen verbindlich.

Entwurf zur Freigabe

Beispielhafte Darstellung. Das Muster läuft heute produktiv im Einsatz.

Nimmt den lästigen ersten Schritt ab

Ein Fach-Postfach für Ihre Bestell-Mails: es erfasst und bestätigt, genau den Teil, der sonst Zeit frisst, und Sie steuern es selbst. Den Einstieg machen Sie über Postfach bestellen: Firmen-Adresse und Thema nennen, den Rest richten Sie selbst ein. Was automatisch laufen darf, stellen Sie selbst ein. Alle Preise stehen transparent auf der Preise-Seite, jederzeit kündbar.

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