So funktioniert es
Ihr KI-E-Mail-Assistent: was er kann, und wie Sie ihn steuern
Kein Programm, das Sie erst verstehen müssen. Ein Postfach, das Mails zu Ihrem Thema liest, einordnet, recherchiert und beantwortet, damit kein Kunde unbeantwortet bleibt. Immer mit Ihrer Sende-Kontrolle.
So arbeitet Ihr Postfach, in fünf Schritten
Vom Einrichten bis zur fertigen Antwort sind es fünf Schritte. Jeder läuft von allein, und an der entscheidenden Stelle, bevor etwas rausgeht, sind Sie am Zug. Kein Einarbeiten, kein Programmieren.
Postfach bestellen
Sie nennen eine Firmen-Adresse und ein Thema. Das Postfach steht, ohne Programmierer und ohne Einrichtungszeit.
Mail kommt an und wird gelesen
Jede eingehende Mail wird vollständig gelesen, nicht nur der Betreff.
Eingeordnet
Das Postfach stellt fest, worum es geht und von wem die Mail stammt: Anfrage, Bestellung, Beschwerde, bekannter Absender oder unbekannt.
Im hinterlegten Wissen nachgeschlagen
Bevor eine Antwort entsteht, sucht das Postfach in Ihren Dateien: Preislisten, Abläufe, häufige Antworten. Kein Raten aus dem Internet.
Antwort als Entwurf zu Ihrer Freigabe
Das Ergebnis liegt als fertiger Entwurf vor. Sie geben frei, bevor etwas rausgeht. Wollen Sie es, läuft die Antwort auch automatisch.
Die einzelnen Bausteine
Ein Postfach einrichten
Firmen-Adresse und Thema nennen, das Postfach steht. Und die drei Wege, sich zu verbinden.
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Mails lesen und einordnen
Wie jede eingehende Mail gelesen und einsortiert wird, bevor überhaupt geantwortet wird.
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Aus der Mail ein Entwurf
Wie eine passende Antwort entsteht und als Entwurf zu Ihrer Freigabe vorliegt.
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Der Sende-Schalter
Drei Stufen: nur Entwurf, automatisch senden, kein Versand. Was rausgeht, entscheiden Sie.
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Ihr Wissen ablegen
Wie Sie Ihre Preise, Abläufe und Antworten als Textdateien hinterlegen, ohne Code.
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Was welche Stufe kann
Drei Wege, ein System. Die Test-Postfächer probieren Sie ohne Anmeldung aus, das eigene @mailorga.com-Postfach ist Ihr Betrieb, und Ihr bestehendes Postfach bleibt, wie es ist: angebunden per Weiterleitung, auf Wunsch tiefer.
| Funktion | Test-Postfächer | Eigenes @mailorga-Postfach | Ihr Postfach bleibt, wie es ist |
|---|---|---|---|
| Mails empfangen und lesen (IMAP) | ja | ja | per Weiterleitung: sofort · direkte Anbindung: auf Anfrage |
| Antworten senden (SMTP) | ja, automatisch (feste Demo-Einstellung) | ja, erst als Entwurf, automatisch auf Wunsch | ja, mit der tiefen Anbindung direkt von Ihrer eigenen Adresse (heute über Ihre mailorga-Adresse) |
| Entwurf-Modus mit Freigabe per Klick | entfällt (antwortet direkt) | ja | ja, über Ihr mailorga-Postfach |
| Antwort-Entwürfe direkt in Ihrem eigenen Postfach | nein | nein | richten wir gemeinsam ein, der stärkste Einstieg: Sie behalten den Senden-Knopf |
| Antwort von Ihrer eigenen Absender-Adresse | nein | nein | Teil der tiefen Anbindung (OAuth oder Zugangsdaten, auf Anfrage) |
| Wissen selbst pflegen (Datei-Editor in der Console) | nein | ja | ja, über Ihr mailorga-Postfach |
| Postfach an- und ausschalten | nein | ja | ja |
| Ordner-Ansicht und ZIP-Export Ihres ganzen Bereichs | nein | ja | ja |
| Anmeldung per Einmal-Link, ohne Passwort | nein | ja | ja |
| Tägliche Zusammenfassung per Mail (morgens: Eingang, Erledigtes, offene Freigaben) | nein | ja | ja |
| Mitlese-Kopie an eine zweite Adresse | nein | ja, mit Bestätigung der Adresse | ja |
| Antwort geht nur an den echten Absender, nie an Umleitungen im Mail-Text | ja | ja | ja |
| Rückfragen, wenn Angaben fehlen, statt zu raten | ja | ja | ja |
| Anhänge nur als Daten, nie ausgeführt | ja | ja | ja |
| Absender mit Freemail (gmail, gmx und Co.) werden beantwortet | ja (genau diese Test-Postfächer) | heute Hinweis-Mail statt KI-Antwort | über Weiterleitung wie Stufe 2 |
Was hier „ja" heißt, läuft als fester Schalter im Programm, nicht als Versprechen. Die Spalte rechts ist bewusst die flexibelste: die tiefe Anbindung an Gmail, Microsoft 365 oder Ihren Mail-Server richten wir persönlich mit Ihnen ein, je Anbieter sauber, ohne dass Sie Passwörter aus der Hand geben müssen. Schreiben Sie an kontakt@mailorga.com, ein Mensch meldet sich.
Sicherheit gilt in jeder Stufe
Diese Mechanismen sind feste Schalter im Programm, keine Versprechen im Text. Sie wirken in allen drei Stufen.
| Mechanismus | Was das für Sie heißt |
|---|---|
| Absender-Echtheit wird ausgewertet | Das Postfach prüft bei jeder Mail, ob sie wirklich von dem kommt, der draufsteht, und markiert Auffälliges, statt es still durchzulassen. |
| Anhänge nur als Daten, nie ausgeführt | Anhänge und Mail-Texte werden nie als Programm oder Befehl ausgeführt, nur als Daten gelesen. Eine präparierte Mail kann das System nicht steuern. |
| Geld geht nie automatisch raus | Beträge, IBAN, Zahlungsfristen oder Mahnungen im Antwort-Entwurf stoppen den Auto-Versand, ein Mensch übernimmt. Geld verlässt das Haus nie automatisch. |
| Im Zweifel übernimmt ein Mensch | Das Postfach darf jederzeit selbst eskalieren: Ist es unsicher, entsteht ein Entwurf für Sie statt einer automatischen Antwort. |
| Begrenzte Antwort-Rate je Absender | Höchstens drei automatische Antworten pro Stunde je Absender. Danach übernimmt ein Mensch, mit einem einmaligen Hinweis an den Absender. |
| Feste Verarbeitungs-Grenze je Postfach | Ein festes Stunden-Budget je Postfach deckelt die Verarbeitung. Niemand kann Ihr Postfach mit Mails heißlaufen lassen oder Kosten auftürmen. |
| Schutz vor Mail-Schleifen | Jeder automatische Versand trägt eine Auto-Kennung, und eingehende Auto- und Abwesenheits-Mails werden verworfen. Keine Endlos-Schleifen zwischen Automaten. |
| Kein Versand unter fremdem Namen | Das System sendet nie im Namen einer fremden Domain. Technisch gesperrt, nicht nur versprochen. |
| Getrennte Datenbereiche je Kunde | Jeder Kunde hat einen eigenen Datenbereich; eine zusätzlich technisch erzwungene Grenze richten wir vor dem Betrieb mit mehreren Kunden ein. |
| Ein direkter Draht zu einem Menschen | kontakt@mailorga.com liest immer ein Mensch, nie die Maschine. |
Die Begriffe kurz erklärt
IMAP heißt: Mails aus einem Postfach lesen und abholen. SMTP heißt: Mails senden. OAuth heißt: Sie geben einem Dienst Zugriff auf Ihr Postfach frei, ohne Ihr Passwort weiterzugeben, und können den Zugriff jederzeit widerrufen. Mehr Alltags-Begriffe rund um Mail-Echtheit stehen unter Mail-Echtheit einfach erklärt.
Der Sende-Schalter ist der Kern
Jedes Postfach hat drei Stufen: nur Entwurf, automatisch senden, kein Versand. Sie stellen die Stufe einmal, und sie gilt für jede ausgehende Mail dieses Postfachs. Das ist kein Versprechen im Kleingedruckten, sondern ein fester Code-Schalter. Heikles, das keiner Stufe eindeutig zuzuordnen ist, geht immer zuerst an einen Menschen. Sie behalten die Kontrolle, auch wenn das Postfach selbständig arbeitet.
Wie das in Ihrem Alltag aussieht:
Der Grundsatz
Sie steuern, das Postfach arbeitet.
Ein Fach-Postfach besteht aus einfachen Dateien, die Sie sehen und ändern können. Sie legen in Ihren Worten fest, was es können soll, und stellen mit einem Schalter, was rausgeht. Wo ein Mensch entscheiden muss, landet die Mail bei Ihnen.