E-Rechnung · XRechnung erklärt
XRechnung einfach erklärt: für wen sie gilt und was dahintersteckt
Wenn Sie als Handwerker, Dienstleister oder kleines Unternehmen Aufträge von Behörden oder öffentlichen Stellen annehmen, sind Sie wahrscheinlich schon damit konfrontiert worden: die XRechnung. Was dahintersteckt und was das für Sie bedeutet, erklärt dieser Artikel in verständlicher Sprache.
Was eine XRechnung ist: Definition und wie sie aussieht
Eine XRechnung ist keine Rechnung, die Sie in Ihrem E-Mail-Programm lesen oder ausdrucken können. Es ist eine Datei im XML-Format, also reiner maschinenlesbarer Text, der für Menschen auf den ersten Blick wie Kauderwelsch aussieht. Ein einfaches Beispiel zeigt, wie eine XRechnung aussieht: Statt „Betrag: 1.190,00 EUR" steht darin so etwas wie <ram:ChargeAmount>1190.00</ram:ChargeAmount>.
Der Sinn dahinter: Die Buchhaltungssoftware des Empfängers kann diese Daten direkt einlesen, prüfen und verbuchen: kein Abtippen, kein Scan, keine Fehler. XRechnung folgt dem europäischen Standard EN 16931, der in allen EU-Mitgliedstaaten gilt. Das Format wurde in Deutschland vom Bundesverwaltungsamt mitentwickelt und ist die offizielle Version für die öffentliche Verwaltung.
XRechnung Pflicht: für wen und ab wann
Wer Rechnungen an Bundesbehörden oder viele Landesbehörden stellt, muss das bereits seit November 2020 als XRechnung tun. Das war der erste Pflichtschritt im sogenannten B2G-Bereich (Business to Government).
Seit 1. Januar 2025 gilt die Empfangspflicht aber auch im normalen Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen (B2B): Jeder inländische Unternehmer muss in der Lage sein, strukturierte E-Rechnungen zu empfangen. Das Bundesfinanzministerium hat klargestellt, dass dafür ein gewöhnliches E-Mail-Postfach ausreichend ist. Eine besondere Plattform brauchen Sie zum Empfang also nicht zwingend.
Die Pflicht, selbst E-Rechnungen auszustellen, kommt gestaffelt nach Fristen:
- Bis Ende 2026 dürfen Sie noch Papier- oder PDF-Rechnungen versenden (mit Ausnahmen).
- Ab 2027 müssen größere Unternehmen (über 800.000 Euro Jahresumsatz) auf E-Rechnung umstellen.
- Ab 2028 gilt die Ausstellungspflicht für alle inländischen B2B-Umsätze.
Neben XRechnung ist auch ZUGFeRD ab Version 2.0.1 ein zulässiges Format: Es kombiniert ein lesbares PDF mit eingebetteten XML-Daten und ist daher für viele einsteigerfreundlicher.
Was das im Alltag bedeutet: XRechnung (XML) öffnen und lesen
Für die meisten kleinen Betriebe ändert sich zunächst wenig: Ein E-Mail-Postfach haben Sie. Die Herausforderung beginnt beim Verarbeiten. Wer dutzende Eingangsrechnungen im Monat bekommt, möchte nicht jede XML-Datei manuell öffnen und in seine Buchhaltung übertragen.
Teure Software braucht es dafür nicht. Es braucht jemanden oder etwas, das das Postfach liest und die wesentlichen Felder herauszieht: Betrag, Absender, Fälligkeitsdatum, Rechnungsnummer. Eine XRechnung enthält all das zuverlässig, weil das Format es erzwingt.
Im Zweifel fragen Sie Ihre Steuerberatung, welche Lösung zu Ihrer Buchhaltungssoftware passt.
Und was hat mailorga damit zu tun
mailorga ist eine Plattform für smarte Fach-Postfächer: Ein Postfach liest eingehende E-Mails und zieht das Wichtige heraus, strukturiert, ohne dass Sie jede Mail anfassen müssen.
Ein dediziertes Rechnungs-Postfach, das XRechnung- und ZUGFeRD-Daten automatisch erkennt und aufbereitet, richten wir bei mailorga heute schon gemeinsam mit Ihnen ein. Wenn Sie eins einrichten möchten oder Ihren Bedarf früh anmelden wollen, sprechen Sie uns an.
Quellen: Bundesfinanzministerium, FAQ zur obligatorischen E-Rechnung (bundesfinanzministerium.de); IHK Frankfurt, E-Rechnungspflicht ab 2025 (frankfurt-main.ihk.de); handwerk.com, E-Rechnungen ab Januar 2025 (handwerk.com); e-rechnung-bund.de, E-Rechnung zwischen Unternehmen B2B (e-rechnung-bund.de)