E-Rechnung · ZUGFeRD und Factur-X
ZUGFeRD und Factur-X: die Hybrid-Rechnung einfach erklärt
Seit Januar 2025 müssen Betriebe im B2B E-Rechnungen empfangen können; beim Ausstellen gelten noch Übergangsfristen. Zwei Formate tauchen dabei immer wieder auf: ZUGFeRD und Factur-X. Was steckt hinter dem Hybrid-Rechnungsformat?
Was ist ZUGFeRD? Das Hybrid-Rechnungsformat erklärt
ZUGFeRD und Factur-X bezeichnen dasselbe technische Konzept: eine Rechnung, die gleichzeitig ein normales PDF und eine maschinenlesbare Datei ist. Konkret ist das Dokument eine PDF/A-3-Datei, in die eine strukturierte XML-Datei eingebettet ist. Die XML folgt dem internationalen Standard CII (UN/CEFACT Core Cross Industry Invoice) und implementiert die europäische Norm EN 16931.
Das klingt komplizierter als es ist: Sie sehen beim Öffnen ein gewohntes PDF, Ihr Steuerberater, Ihr Buchhaltungsprogramm oder Ihr Kunde ebenfalls. Die Buchhaltungssoftware auf der Empfängerseite liest gleichzeitig die eingebetteten Daten automatisch heraus, ohne dass jemand Zahlen abtippen muss.
ZUGFeRD und Factur-X: wo ist der Unterschied
Praktisch keiner. ZUGFeRD ist der deutsche Name, Factur-X der französische: Beide bezeichnen seit Version 2.0 denselben Standard. Lediglich der Name der eingebetteten XML-Datei unterscheidet sich minimal. Für den Alltag gilt: wer ZUGFeRD ausstellt, stellt gleichzeitig Factur-X aus.
Profile: nicht alle ZUGFeRD-Dokumente sind gleich
ZUGFeRD kennt mehrere Profile, die sich im Umfang der strukturierten Daten unterscheiden. Für die E-Rechnungspflicht relevant sind die Profile BASIC, EN 16931 und EXTENDED. Die Profile MINIMUM und BASIC-WL sind nach den Vorgaben des Bundesfinanzministeriums ausdrücklich nicht als E-Rechnung im Sinne der Pflicht zugelassen, da sie keinen vollständigen Rechnungsdatensatz enthalten. Im Zweifel sollten Sie bei Ihrer Software nachfragen, welches Profil sie erzeugt.
ZUGFeRD oder XRechnung: was gilt wann
XRechnung ist reines XML ohne lesbares PDF. Es ist vor allem für Rechnungen an Behörden (B2G) Pflicht, etwa an Bundesbehörden, Kommunen oder öffentliche Auftraggeber, wo es seit 2020 gilt. Für B2B-Rechnungen zwischen Unternehmen sind beide Formate rechtlich gleichwertig, solange sie EN 16931 umsetzen.
ZUGFeRD hat im Mittelstand einen praktischen Vorteil: Der Empfänger kann die Rechnung wie gewohnt als PDF öffnen und archivieren, ohne spezielle Viewer-Software. Viele gängige Buchhaltungsprogramme (DATEV, Lexware, sevDesk u. a.) lesen ZUGFeRD bereits direkt ein.
Die Fristen im Überblick
Die Empfangspflicht gilt für alle inländischen Unternehmen seit dem 1. Januar 2025. Die Ausstellungspflicht wird gestaffelt eingeführt:
- Bis 31. Dezember 2026 dürfen Rechnungsaussteller weiterhin Papier- oder einfache PDF-Rechnungen senden (mit Zustimmung des Empfängers).
- Bis 31. Dezember 2027 gilt eine verlängerte Frist für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro.
- Ab 2028 gilt die volle E-Rechnungspflicht für alle inländischen B2B-Umsätze.
Ausnahmen bestehen u. a. für Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG (keine Ausstellungspflicht), Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro sowie steuerfreie Umsätze. Für Rechnungen an Privatpersonen (B2C) gilt die Pflicht nicht. Im Zweifel fragen Sie Ihre Steuerberatung.
Und was hat mailorga damit zu tun
Das Bundesfinanzministerium bestätigt ausdrücklich, dass ein E-Mail-Postfach genügt, um E-Rechnungen zu empfangen. Das eigentliche Problem kommt danach: Die ZUGFeRD-Rechnung liegt im Postfach, aber niemand zieht die strukturierten Daten heraus oder leitet sie weiter.
Genau hier setzen wir an: Ein dediziertes Rechnungs-Postfach, das ZUGFeRD- und XRechnung-Dateien aus eingehenden Mails herauszieht, richten wir heute schon gemeinsam mit Ihnen ein. Es folgt demselben Prinzip wie ein normales Fach-Postfach, speziell ausgerichtet auf strukturierte Rechnungsdaten. Wenn Sie eins einrichten möchten oder konkrete Anforderungen einbringen wollen, schreiben Sie uns an.
Quellen: Bundesfinanzministerium, FAQ zur verpflichtenden E-Rechnung (bundesfinanzministerium.de) · pdflib.com, ZUGFeRD und Factur-X · e-rechnung.tools, XRechnung vs. ZUGFeRD · obwyse.com, ZUGFeRD-Profile und Versionen · steuerberater-braun.de, E-Rechnung 2026. Dieser Beitrag ist keine Steuer- oder Rechtsberatung; im Zweifel fragen Sie Ihre Steuerberatung.