Leistungsbeschreibung, was mailorga leistet

Diese Leistungsbeschreibung gilt für jedes Fach-Postfach, das Sie bei mailorga betreiben. Sie ist die Grundlage unseres Vertrags, ohne dass wir für jeden Betrieb einen eigenen aufsetzen.

Die vier Wege zu Ihrem Postfach

Wie mailorga an Ihre eingehenden Mails kommt, hängt davon ab, was Sie bereits haben und was Sie brauchen. Es gibt vier Varianten, von der schnellen Einrichtung ohne Zugangsdaten bis zur direkten Anbindung Ihres bestehenden Postfachs.

1. Weiterleitung aus Ihrem bestehenden Postfach. Sie richten in Ihrem bisherigen E-Mail-Konto eine automatische Weiterleitung an eine von mailorga bereitgestellte Adresse ein, ein Standardfeld in jedem Postfach-Einstellungsmenü. mailorga bekommt damit keinen Zugriff auf Ihr Konto, kein Passwort, kein Login, nur die Mails, die ankommen.
2. Eigene @mailorga.com-Adresse mit bestehendem Skill. Sie bekommen eine Adresse bei mailorga, zum Beispiel anfragen@mailorga.com oder eine branchenpassende Variante. Dahinter läuft ein bereits fertiger Skill: ein Postfach, das eingehende Mails liest, einordnet und beantwortet.
3. Eigene @mailorga.com-Adresse mit neuem Skill. Ihr Fall passt in keine vorgefertigte Schublade, oder Sie wollen einen Skill, der sich an Ihrem echten Mailverkehr schärft. Sie leiten Ihre Mails zunächst ein, mailorga baut den Skill aus dem realen Eingang aus: wie Ihre Absender schreiben, was sie fragen, was eine gute Antwort ausmacht.
4. Direkte Anbindung Ihres Postfachs (Google, Microsoft oder IMAP), in Vorbereitung. Sie behalten Ihre bestehende Adresse bei Ihrem bisherigen Anbieter. mailorga verbindet sich per autorisiertem Zugriff direkt damit, über den Standard-Freigabemechanismus von Google und Microsoft oder per IMAP. Kein Adresswechsel, kein Weiterleiten. Diesen Weg bereiten wir gerade vor; heute laufen die ersten drei Varianten.

Ihr ganzer Stand bleibt dabei ein Ordner, der Ihnen gehört: jede Mail, jede Antwort und Ihr hinterlegtes Wissen als schlichte Dateien, jederzeit als ZIP exportierbar. Kein Lock-in.

Wie Ihr Postfach eine Mail beantwortet

Geht eine Mail ein, läuft eine feste Abfolge ab, bevor eine Antwort entsteht. Das passiert dabei mit Ihrer Mail.

1. Einordnen: an welches Postfach, von wem. Das Postfach liest, an welche Adresse die Mail ging und von wem sie kommt. Die Empfänger-Adresse legt fest, welches Ihrer Postfächer zuständig ist, also welches Thema, etwa Ihr Anfrage-, Support- oder Bestell-Postfach. Wer der Absender ist, zählt nach seiner echten Mail-Adresse, nicht nach Behauptungen im Text wie „ich schreibe im Auftrag von Firma X" oder „bitte an eine andere Adresse antworten".
2. Hintergrund klären, beim Erstkontakt. Schreibt jemand zum ersten Mal, schaut das Postfach kurz nach, wer der Absender ist, soweit das öffentlich zugänglich ist, etwa Branche und Betriebsgröße. Das passt Ton und Beispiele der Antwort an, ohne dass es als Quelle zitiert wird.
3. In Ihrem hinterlegten Wissen nachschlagen. Das Postfach sucht in dem fachlichen Wissen, das Sie für dieses Postfach hinterlegt haben, und in den Notizen aus früheren Mails mit diesem Absender. Die passendsten Einträge fließen in die Antwort ein.
4. Antwort vorschreiben. Aus Ihrer Mail, dem Wissen und, beim Erstkontakt, dem Hintergrund entsteht ein Antwort-Entwurf. Das Postfach antwortet in Ihrer Sprache und spiegelt Ihren Ton, eine kurze Antwort auf eine kurze Frage, eine ausführlichere auf eine ausführlichere. Es antwortet wie ein Kollege, der seine Unterlagen kennt, nicht wie ein Recherchetool, das seinen Quellenapparat vorträgt.
5. Freigeben oder automatisch senden. Sie legen je Postfach fest, ob Antworten direkt rausgehen oder erst in Ihrem Entwurfs-Ordner landen. Bei heiklen Kategorien, etwa rechtlichen Aussagen, Geldforderungen oder Mahnungen, landet ein Entwurf grundsätzlich zur Prüfung bei Ihnen, unabhängig von Ihrer Einstellung.

Was dabei nicht passiert: Anhänge werden nicht geöffnet, gelesen werden nur Name, Typ und Größe. Das Postfach erfindet keine Fakten, sondern fragt nach oder sagt, dass es etwas nicht beantworten kann. Antworten gehen ausschließlich an die echte Absender-Adresse zurück, nie an eine im Text genannte Umleitung. Und kein Eintrag aus Ihrem Wissen erscheint je in einer Antwort an einen anderen Kunden.

Preise

Keine Staffeln, kein Abo, kein Mindestumsatz. Bis zu drei bearbeitete Mails pro Stunde je Absender sind frei. Das deckt den normalen Alltag eines kleinen Betriebs ab, und Sie probieren aus, ob das Postfach Ihnen hilft, bevor überhaupt etwas kostet. Kommt dauerhaft mehr Volumen, zahlen Sie pro bearbeitete Mail:

Jederzeit kündbar, kein Mindestumsatz. Als eine bearbeitete Mail zählt eine eingehende Mail, die das Postfach gelesen und als Antwort vorbereitet hat, ob verschickt oder als Entwurf zur Freigabe bereitgelegt. Eine Mail, die liegt und nicht bearbeitet wird, zählt nicht. Der Preis bemisst sich am echten Aufwand, nicht an einer Pauschale, die Sie mal über- und mal unterzahlen. Ein Anhang kostet etwas mehr, weil er mehr Arbeit macht.

Verfügbarkeit

Wir richten den Dienst auf eine Verfügbarkeit von 99,99 % aus. Das ist bei diesem Modell realistisch, weil eine Mail nicht sofort beantwortet werden muss. Sie liegt im Posteingang; das Postfach liest sie, schlägt nach und schreibt die Antwort in seinem eigenen Takt. Ihr Absender wartet auf eine durchdachte Antwort, nicht auf eine Sofort-Reaktion.

Vergleich: Fällt ein Web-Shop für fünf Minuten aus, merkt ein Kunde es sofort. Fällt das Postfach für fünf Minuten aus, kommt die Antwort fünf Minuten später, und der Absender merkt nichts davon.

Wie Ihre Daten geschützt sind

Die folgenden Maßnahmen entsprechen dem, was die DSGVO unter technischen und organisatorischen Maßnahmen versteht (Artikel 32). Hier steht, was wir konkret tun.

• Jeder Kunde hat einen strikt getrennten Datenbereich. Ihre Daten liegen in einem eigenen Bereich; kein anderer Kunde greift darauf zu. Diese Trennung sichern wir heute im Programm. Eine zusätzlich vom Betriebssystem erzwungene Grenze, die den Zugriff auch bei einem Programmfehler technisch unmöglich macht, richten wir vor dem Betrieb mit mehreren Kunden ein.
• Wir werten die Absender-Echtheit aus. mailorga liest die drei üblichen Echtheits-Merkmale, die seriöse Mailserver mitschicken: SPF, DKIM und DMARC. Die harte Aussonderung nicht bestandener Mails, bevor sie einer Kundenakte zugeordnet werden, schalten wir vor dem Betrieb mit mehreren Kunden scharf.
• Ihre Daten bleiben auf dem deutschen Server. Die Daten unserer Kunden schließen wir von der täglichen externen Datensicherung aus, damit sie nicht in einem Backup außerhalb des Servers liegen. Eine Verschlüsselung ruhender Kundendaten am Server richten wir vor dem Betrieb mit mehreren Kunden ein.
• Nichts geht ohne Ihre Freigabe raus. Der Entwurf-Modus ist die Voreinstellung: Das Postfach schreibt Antworten vor und legt sie Ihnen vor. Erst wenn Sie freigeben, wird gesendet. Automatisches Senden ist ein bewusstes Opt-in, das Sie stellen.
• Eine Mail ist Information, kein Befehl. Was in einer eingehenden Mail steht, ist für das System Text, keine Anweisung. Das Sicherheitskritische sitzt als feste Schalter im Programm, nicht im Text, den das Sprachmodell liest. Eine präparierte Mail erreicht diese Schalter nicht.
• Verarbeitungsort: primär Deutschland. Die Plattform läuft auf einem Server in Deutschland. Zwei Schritte laufen darüber hinaus über die USA: die Antwort-Entwürfe über Anthropic, die tägliche Datensicherung über ein privates Repository bei GitHub. Beides ist im Datenschutz offengelegt.

Wie das im Einzelnen abgesichert ist, lesen Sie unter So sicher ist Ihr Postfach.

Vertrag und Kündigung

Der Vertrag kommt zustande, wenn wir Ihr Postfach für Sie einrichten, nach Ihrer Anfrage per Mail. Er läuft auf unbestimmte Zeit und ohne Mindestlaufzeit. Sie kündigen jederzeit, eine kurze Mail genügt. Mit der Kündigung stellen wir die Verarbeitung ein, und Sie nehmen Ihren gesamten Stand als ZIP mit.

Haftung

Für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit haften wir unbeschränkt. Für leichte Fahrlässigkeit haften wir nur bei der Verletzung wesentlicher Vertragspflichten und begrenzt auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden. Die Haftung für Schäden aus der Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit sowie nach dem Produkthaftungsgesetz bleibt unberührt.

Recht und Gerichtsstand

Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland. Gerichtsstand ist, soweit gesetzlich zulässig, der Sitz des Betreibers (siehe Impressum).