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Ein Fach-Postfach für Agenturen und Dienstleister
Sie führen Kundenprojekte, betreuen mehrere Auftraggeber gleichzeitig und beantworten nebenbei Dutzende Mails täglich. Morgens liegt eine neue Projektanfrage im Posteingang, mittags wartet ein Interessent auf ein Angebot, und abends haben Sie beides noch nicht bearbeitet, weil dazwischen echte Arbeit lag. Wenn Ihnen das bekannt vorkommt, ist diese Seite für Sie.
Wo bei Ihnen die Zeit verloren geht
Projektanfragen sortieren und bewerten. Nicht jede Anfrage passt, nicht jede ist ernst gemeint. Trotzdem lesen Sie jede einzeln, überlegen, ob Sie antworten, und schreiben dann oft doch nur eine Standardantwort. Das kostet Konzentration, die an anderer Stelle fehlt.
Angebote vorbereiten und nachfassen. Zwischen erster Anfrage und fertigem Angebot liegt Recherche, Rückfragen klären, Konditionen formulieren. Wer mehrere Angebote gleichzeitig in der Luft hält, verliert leicht den Überblick, was offen ist und was wartet.
Mail-Verhandlungen, die sich hinziehen. Konditionen, Scope-Fragen, Nachverhandlungen: Solche Threads dauern Wochen und fressen Aufmerksamkeit bei jedem neuen Eingang, auch wenn gerade kein Handlungsbedarf besteht.
Welche Postfächer hier passen
Anfrage-Postfach – liest eingehende Projektanfragen, ordnet sie nach Relevanz und Dringlichkeit ein, bereitet eine erste Einschätzung oder Rückmeldung als Entwurf vor. Sie entscheiden, was herausgeht.
Angebots-Postfach – verfolgt offene Angebots-Threads, recherchiert relevante Vorgeschichte aus dem Mail-Verlauf und legt Antwort-Entwürfe vor, wenn Rückfragen oder Nachverhandlungen eintreffen. Sie prüfen und senden.
Ein reales Beispiel, wie ein solches Fach-Postfach arbeitet, sehen Sie beim Sicherheits-Postfach – unserem ersten Live-Einsatz.
Sie behalten die Kontrolle
Jedes Postfach arbeitet im Entwurfs-Modus: Es liest, ordnet ein und bereitet Antworten vor. Gesendet wird nur, was Sie freigeben. Bei heiklen Themen, Vertragsdetails oder unklaren Situationen legt das Postfach vor, statt zu handeln. Ihre Daten bleiben in Ihrer Infrastruktur; kein Dritter liest Ihre Kundenkorrespondenz mit.