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Ein Fach-Postfach für Agenturen und Dienstleister
Sie führen Kundenprojekte, betreuen mehrere Auftraggeber und beantworten nebenbei Dutzende Mails täglich. Morgens eine neue Projektanfrage, mittags ein Interessent, der auf ein Angebot wartet, und abends ist beides noch nicht bearbeitet. Kommt Ihnen das bekannt vor?
Wo bei Ihnen die Zeit verloren geht
Projektanfragen sortieren und bewerten
Nicht jede Anfrage passt, nicht jede ist ernst gemeint. Trotzdem lesen Sie jede einzeln, überlegen, ob Sie antworten, und schreiben dann oft doch nur eine Standardantwort. Das kostet Konzentration, die an anderer Stelle fehlt. Und wer auf eine Antwort wartet und keine bekommt, vergibt den Auftrag woanders.
Angebote vorbereiten und nachfassen
Zwischen erster Anfrage und fertigem Angebot liegen Rückfragen, Recherche, Konditionen formulieren. Wer mehrere Angebote gleichzeitig offen hat, verliert leicht den Überblick, was noch fehlt und was schon wartet.
Mail-Verhandlungen, die sich hinziehen
Konditionen, Fragen zum Projektumfang, Nachverhandlungen: Solche Mail-Verläufe dauern Wochen und fressen Aufmerksamkeit bei jedem neuen Eingang, auch wenn gerade kein Handlungsbedarf besteht.
Welche Postfächer hier passen
Anfrage-Postfach
Liest eingehende Projektanfragen, ordnet sie nach Relevanz und Dringlichkeit ein und bereitet eine erste Einschätzung als Entwurf vor. Sie entscheiden, was herausgeht.
Angebots-Postfach
Verfolgt offene Angebote, recherchiert relevante Vorgeschichte aus dem Mail-Verlauf und legt Antwort-Entwürfe vor, wenn Rückfragen oder Nachverhandlungen eintreffen. Sie prüfen und senden.
So bereitet ein Angebots-Postfach ein Angebot vor
So arbeitet ein Angebots-Postfach, wenn eine Anfrage reinkommt: Klicken Sie sich durch ein Beispiel mit Arbeitsanweisung und hinterlegtem Wissen.
Kein Auftrag geht verloren
Jedes Postfach arbeitet im Entwurfs-Modus: Es liest, ordnet ein und bereitet Antworten vor. Gesendet wird nur, was Sie freigeben. Bei heiklen Themen, Vertragsdetails oder unklaren Situationen legt das Postfach vor, statt zu handeln. Anfragen, die im Termin ankommen, bleiben warm, bis Sie wieder am Rechner sind, ohne dass etwas ausläuft oder kalt wird. Ihre Daten liegen primär auf einem deutschen Server, und alle Mails und Einstellungen gehören Ihnen, jederzeit als Datei herunterladbar; welche Schritte externe Dienste nutzen, legen wir offen im Datenschutz dar.