E-Mail-Assistent für KMU: häufige Fragen bei mailorga

Ein E-Mail-Assistent für genau eine Kompetenz, etwa Support, Bestellungen oder Anfragen, erreichbar über eine normale E-Mail-Adresse. Wer hinschreibt, bekommt eine sortierte schriftliche Auskunft zu diesem einen Thema. Die eingehende Mail wird gelesen, das Postfach schlägt in Ihrer Wissensbasis nach, und die Antwort kommt als normale E-Mail zurück, entweder automatisch oder erst als Entwurf zu Ihrer Freigabe.

Für Häuser, bei denen viel per Mail reinkommt und Zeit frisst: Handwerk, Handel, Agenturen, Praxen, kleine und mittlere Firmen. Sie brauchen kein IT-Team und keine Software-Einführung. Sie nennen Ihre Firmen-E-Mail-Adresse und beschreiben in eigenen Worten, was Ihr Postfach tun soll, den Rest stellen Sie selbst ein.

Nein. mailorga läuft über E-Mail, und Sie behalten die Sende-Kontrolle: Freigabe per Klick oder automatisches Senden, wie Sie es einstellen. Heikles geht immer an einen Menschen. Der Nutzen ist nicht „KI", sondern dass Routine-Mails nachvollziehbar abgearbeitet werden und nichts Falsches ungeprüft rausgeht.

Ja, das ist der Kern. Sie konfigurieren Verhalten, Wissen und Sende-Kontrolle selbst. Es gibt keinen Dashboard-Zwang; die Console ist da, wenn Sie sie brauchen. Den Einstieg machen Sie über die Seite Postfach bestellen (/setup/): Sie nennen Ihre Firmen-Adresse, beschreiben in eigenen Worten, was es tun soll, und richten Ihr Postfach selbst ein.

Ja, ganz ohne Einladungen und ohne Benutzer-Verwaltung. Melden Sie das Postfach an, das Ihr Team ohnehin gemeinsam nutzt, etwa buchhaltung@, office@ oder anfragen@ Ihrer Firma. Wer Zugriff auf dieses Postfach hat, ist auch in mailorga drin: Der Anmelde-Link kommt an genau dieses gemeinsame Postfach, jede und jeder im Team fordert ihn bei Bedarf an und meldet sich damit an. Kein Anlegen von Sitzplätzen, keine Rechte-Verwaltung, keine vergessene Einladung. Die Grenze ist die, der Sie ohnehin vertrauen, nämlich wer Ihr gemeinsames Postfach lesen darf.

Klein anfangen kostet nichts, danach zahlen Sie einen festen Preis pro bearbeitete E-Mail, kein Abo, jederzeit kündbar. Sie probieren es zunächst im Entwurf-Modus aus: ein Mensch gibt jede Antwort frei, bevor etwas automatisch läuft. Alle Zahlen stehen übersichtlich auf der Preise-Seite.

Nur, wenn Sie das so einstellen. Jedes Postfach steht entweder auf automatisch senden oder auf nur Entwurf. Bei nur Entwurf liest ein Mensch jede Antwort, bevor sie rausgeht. Heikles, also Anhänge, Geld- und Rechtsthemen oder unsichere Absender, geht ohnehin immer erst an einen Menschen. Diese Regeln sitzen im Programmcode, nicht in einer höflichen Bitte an die Software.

In der Regel binnen weniger Minuten. Wenn eine Mail zur Bearbeitung durch einen Menschen markiert wurde (Anhang, Vorfall, rechtliches Thema), kann es länger dauern; dann antwortet aber eine Person.

Dann rät es nicht. Was außerhalb seiner Kompetenz liegt oder eine Einschätzung braucht, die ein Mensch treffen muss, wird weitergereicht, statt blind beantwortet. Lieber sichtbar nachfragen als still falsch antworten.

Jederzeit. Sie stellen ein Postfach auf nur Entwurf oder ganz aus. Kein langer Vertrag, keine Hürde.

Sie bleiben der Absender. Das Postfach antwortet in Ihrer Sprache und aus Ihrem hinterlegten Wissen. Im Entwurf-Modus gibt ein Mensch jede Antwort frei; wo Sie automatisches Senden einstellen, hält es sich an Ihre Regeln und Ihr Wissen. Was bei Ihrem Kunden ankommt, klingt nach Ihnen, und wo es Ihnen wichtig ist, schreibt weiter ein Mensch.

Davor schützt der Sende-Schalter. Im Entwurf-Modus prüfen Sie jede Antwort, bevor sie rausgeht. Das Postfach antwortet aus Ihrem hinterlegten Wissen statt zu raten, und bei allem Heiklen, Unsicheren oder Rechtlichen stoppt es sichtbar und holt einen Menschen, statt etwas Wackliges zu verschicken. Was Ihren Namen trägt, bleibt unter Ihrer Kontrolle.

Nein. Sie hinterlegen Ihr Wissen einmal als einfache Dateien und passen es an, wenn sich etwas ändert, etwa neue Preise oder Abläufe. Im Alltag läuft das Postfach von selbst und meldet sich nur, wenn es Sie wirklich braucht.

Jeder Kunde hat seinen eigenen Datenbereich. Ein Postfach arbeitet nur im Bereich seines Absenders, und Antworten gehen nur dorthin zurück, nie an eine fremde Adresse. Wie das technisch getrennt wird, steht in der Datenschutzerklärung.

Sicher auf einem Server in einem deutschen Rechenzentrum, jeden Tag gesichert. Sie behalten die Kontrolle: nichts wird zum Training verwendet, und Ihren ganzen Stand laden Sie jederzeit komplett als ZIP herunter, alles bleibt Ihres. Alle Details stehen offen in der Datenschutzerklärung.

Nein. Ihre Inhalte werden für die Beantwortung verarbeitet, nicht zum Training von KI-Modellen; der genutzte Anbieter verwertet die übermittelten Daten vertraglich nicht zum Training. Ihr ganzer Stand liegt zudem als einfache Dateien, die Sie jederzeit als ZIP herunterladen, kein Lock-in. Details in der Datenschutzerklärung.

Mit beidem. Die normalen Antworten schreibt ein Software-System auf Basis eines Sprachmodells; ein Mensch liest mit, wo es darauf ankommt, und übernimmt bei heiklen Fällen. Sie interagieren mit einem KI-System (Hinweis nach Artikel 50 EU-Verordnung 2024/1689). Wer lieber nur mit einem Menschen schreibt, sagt das kurz.

Ein ansprechbarer Mensch, kein Konzern. Anbieter und Verantwortlicher stehen im Impressum.